TABLICE ZADANIOWE (SCRUM)

PARTNER MERYTORYCZNY NARZĘDZIA: Piotr Bielawski

Scrumuj działania doskonalące!

Jeżeli w swojej pracy codziennie walczysz ze słabą jakością współpracy międzydziałowej objawiającą się:

• brakiem bieżącej realizacji działań doskonalących
• zbyt wielu zadań, z których trudno wybrać najważniejsze
• znaczną liczbą zadań, w których nigdy nie zostały rozpoczęte jakiekolwiek działania
• brakiem osób chętnych do wzięcia na siebie odpowiedzialności za znalezienie rozwiązań
• ciągłym przekładaniem wcześniej uzgodnionych terminów realizacji
• działania doskonalące są nietrwałe, a wyniki się nie poprawiają?

To zacznij używać ScrumLean!

Od czego zacząć ?

1. Znajdź w każdym z działów co najmniej jedną osobę chętną do współpracy. Na początku, dobrze by byli to szefowie działów, aby uwiarygodnili swoją postawą, jak ważne są wspólne działania i spotkania dla organizacji realizowane w tej formule. Z czasem szefowie dobiorą w swoich zespołach najbardziej zaangażowanych reprezentantów, którzy będą dokonywali ustaleń pomiędzy sobą, a Ty skupisz się na tym, by proces scrumowania przebiegał jak najefektywniej.

Przygotuj największy arkusz papieru i podziel na obszary wg poniższego przykładu. Dzięki takiemu prostemu podziałowi łatwo będziesz mógł śledzić postępy prac zadań w każdym zespole. Tuż obok tablicy umieść wskaźniki, które wspólnie chcecie poprawić lub te które Was łączą

Tablica wykonana zgodnie z sugestiami zamieszczonymi w artykule

 Zorganizuj różnokolorowe kartki post-it i przybory do pisania. Każdy zadanie zapisz na osobnej kartce aby można było niezależnie nim zarządzać. Jeśli zdecydujesz przyporządkować każdemu działowi inny kolor, uprości to później przebieg spotkań, identyfikację grupy problemów i bieżącą pracę przy tablicy.

3. Ustal z przedstawicielami działów czas i miejsce cyklicznych spotkań Scrum. Najlepsze miejsce na spotkania powinno być usytułowane w pobliżu miejsca w którym przechodzi najwięcej osób. W ten sposób większa część pracowników zapozna się z bieżącymi tematami, nad którymi pracujecie. Po pierwszych zakończonych sukcesem rozwiązaniach problemów, pracownicy zaczną chętniej zgłaszać problemy do rozwiązania i pomysły do wdrożenia. Pozwól im by mogli dokładać swoje karteczki w polu Problem/Pomysł. Na takim mechanizmie korzysta cała firma.

Ważne! Kluczem do sukcesu jest rozmowa o problemach, a nie rozwiązaniach! Jeśli dobrze zrozumiemy problem, skuteczne rozwiązanie przyjdzie samo.

5. Uprzedź, że spotkania odbywają się na stojąco po to by nie trwały za długo a ich dynamika była większa. Każdemu uczestnikowi zależy aby spotkanie trwało jak najkrócej. Twój pierwszy cel to: 15 min!
6. Ustalcie datę i godzinę pierwszego spotkania. Pomoże to każdemu uczestnikowi przygotować się do niego.
7. Każdy przedstawiciel działu uzgadnia ze swoim zespołem co obecnie jest dla nich ważne i jakie problemy poruszyć w pierwszej kolejności. Te wybrane przez zespół (max.3) zapisuje na karteczkach post-it w formie hasła, które identyfikuje zgłoszony problem. Dzięki temu pracownicy zidentyfikują się z zapisanymi na tablicy problemami. Będą pytać i przypominać o konieczności realizacji zgłoszeń. I będą widzieć, że ich zgłoszenia nie są zapomniane.

W wyborze rozwiązań pomocą może być matryca priorytetów

Jak powinno wyglądać Twoje pierwsze spotkanie?

Poprowadź je sam zgodnie z poniższymi wskazówkami.

1. Wyjaśnij cel spotkania, którym jest ustalenie, kto i kiedy wesprze rozwiązanie problemów zgłaszanych przez pracowników. Skutkiem ubocznym efektywnie prowadzonych spotkań, dzięki zrozumieniu problemów, będzie lepsza współpraca pomiędzy działami.
2. Podczas spotkania każdy przedstawiciel działu odczytuje jeden temat (karteczkę post-it). Po jego odczytaniu, przykleja kartkę do tablicy w kolumnie „pomysły” opisuje w szerszej perspektywie zgłaszany problem i argumentuje dlaczego ten temat jest dla ważny dla osób z jej działu. Następnie dokłada kolejny problem-wyzwanie aż do wyczerpania tematów. W kolejnym kroku kolejna osoba robi to samo.

Podczas pierwszego spotkania kolejność występowania osób jest przypadkowa, ponieważ część z nich może być po raz pierwszy w sytuacji w której otwarcie mówi o problemach swojego działu. Na późniejszym etapie warto zadbać o formalne ustalenie kolejności.

3. Po wypowiedziach wszystkich osób i naklejeniu ostatniego zgłoszonego tematu – zebrani wspólnie ustalają, które ze wszystkich zgłoszonych problemów są najistotniejsze dla sprawnej realizacji zamówień klientów i należy je rozwiązać do następnego spotkania.

Ważne by każdy członek zespołu zabrał ze sobą jedno zadanie! Jeśli problem jest duży i będzie wymagał tygodni pracy, ustalamy pierwszy krok możliwy do wykonania do następnego spotkania. Każde zadanie da się podzielić na małe kawałki!

4. Do każdego problemu, którym zespół zdecydował się zająć przypisuje co najmniej dwie osoby: klienta rozwiązania i dostawcę rozwiązania, a następnie przenosi kartkę z zadaniem do kolumny „do zrobienia”. Na tym etapie należy także określić warunki, na podstawie których zespół będzie mógł ocenić czy osiągnęliśmy pożądany efekt. Jeśli wymagania będą dobrze określone, to zwiększamy szansę na to, że zadanie pozytywnie przejdzie weryfikację klienta rozwiązania.
5. Pozostałe tematy oczekują do następnego spotkania Scrum w kolumnie „problemy/pomysły”.

Dzięki pierwszemu spotkaniu udało Ci się:

• Ustalić priorytety do realizacji.
• Konkretne osoby przyjęły na siebie zadania i rozumieją wpływ tych działań na wspólny wynik.

Co dalej?

1. Wraz z postępem prac osoby zajmujące się danym zagadnieniem przemieszczają hasła opisane na karteczkach do kolumny „w toku”. Robią to za każdym razem jeśli tylko wynik ich pracy osiągnął wymagane kryteria odbioru. Dzięki temu procesowi mamy bieżący obraz na jakim są etapie znajdują się poszczególne zgłoszone problemy/pomysły.
2. Po znalezieniu rozwiązania hasło ilustrujące problem należy przenieść na tablicy do kolumny „do weryfikacji” Rolą tej kolumny jest ustalenie, czy rozwiązanie jest: (1) akceptowane przez zespół, (2) skuteczne, czyli trwale wdrożone. Oznacza to, że karteczki w polu „do weryfikacji” mogą spędzić w nim sporo czasu.
3. Zadanie przeniesione do kolumny „do weryfikacji” staje się podstawą do pobrania kolejnego zadania z pola „do zrobienia”
4. Zweryfikowane pozytywnie tematy trafiają do kolumny „gotowe” i tworzą ścianę wspólnych sukcesów zespołów! Dlatego na tę kolumnę potrzebne jest nieco więcej miejsca.

Najistotniejszym warunkiem pracy ze Scrum są regularne spotkania w stałych odstępach czasu które ustali zespół. Jedne z nich odbywają się codziennie (daily scrum), a inne raz na tydzień (sprint). Te rzadziej odbywające się spotkania służą planowaniu w dłuższym okresie czasu (tydzień/miesiąc) oraz przeglądowi skuteczności działania zespołu oraz jakości wspólnej pracy. To na tych spotkaniach omawiane są nowe działania i ich priorytety. Na codziennych spotkaniach omawiane są postępy zadań wybranych do realizacji w bieżącym okresie czasu.

Dzięki powtarzalnemu procesowi spotkań Scrum rozwiążesz problem związany z brakiem bieżącej realizacji działań doskonalących, ciągłym przekładaniem terminów realizacji oraz powiększającą się listą zadań, które choć ważne, nigdy nie zostały rozpoczęte.