KAMISHIBAI ( system audytu)

PARTNERZY MERYTORYCZNI NARZĘDZIA: Przemysław Rychlewski oraz Michał Nowak

Szanowny Czytelniku, 

materiały Partnerów Merytorycznych zamieszczone są jeden pod drugim. Celem tego zabiegu jest to, abyś poznał dwa podejścia do tego samego narzędzia. Oczywiście nie będą one diametralne, ale pozwolą Ci na zaobserwowanie różnic oraz podobieństw.

Jacek Kukiz

PODEJŚCIE PIERWSZE

PARTNER MERYTORYCZNY NARZĘDZIA: Przemysław Rychlewski

 

NIEZNANA TWARZ AUDYTU

 

Życie nauczyło mnie, że należy szukać rozwiązań łatwych w użyciu, przyjaznych użytkownikom i zbliżających nas do osiągnięcia zamierzonych efektów.

Takich, które w określonych warunkach organizacyjnych dają najlepsze rezultaty.

Moim zdaniem jednym z takich narzędzi jest system audytów Kamishibai.

Kamishibai wywodzi się z Japonii. (jap. kami – papier, shibai – sztuka) to inaczej „papierowy teatr”, nazywany również „teatrem obrazkowym” albo „teatrem narracji”. Ta forma opowiadania powstała w tamtejszych świątyniach buddyjskich w XII wieku. Mnisi używali jej przy snuciu moralizatorskich opowieści, aby dzięki temu dotrzeć do publiczności, w dużej mierzenie piśmiennej.[1]

Co zatem wspólnego mają moralizatorskie opowieści z doskonaleniem standardów operacyjnych?

Kamishibai dzięki prezentowanych w nich opowieściach uczy, że poprzez pokonywanie własnych słabości stajemy się lepsi.

Czyż nie brzmi to znajomo?

 

Kamishibai to system prostych, krótkich audytów, których zadaniem jest nie tylko kontrola wykonywanej pracy czy stosowania wdrożonych standardów, ale również uczenie prowadzących audyt obserwacji i odkrywania możliwości usprawnień. Jest on łatwy w użyciu, a jego pełne wdrożenie nie zajmuje zbyt wiele czasu.

Audyty Kamishibai doskonale sprawdzają w doskonaleniu takich metod i systemów jak 5S, SMED, TPM, zagadnienia jakościowe, przestrzeganie BHP i PPOŻ.

Wspiera skuteczne utrzymanie nowo zbudowanych standardów i doskonali już istniejące. Promuje aktywności związane z ciągłym doskonaleniem. Rozkwita również kultura organizacyjna.

 

ETAPY WDROŻENIA:

• Powołanie zespołu wdrożeniowego.
• Szkolenie z narzędzia dla zespołu wdrożeniowego.
• Wybór obszaru lub obszarów wdrożenia pilotażowego.
• Wybór celu lub celów stosowania dla Kamishibai.
• Opracowanie narzędzia [min. baza pytań, podział pytań na poszczególne karty, stworzenie pytań na karty kierowników].
• Stworzenie instrukcji audytu.
• Opracowanie mapy obszaru pilotażowego na potrzeby Kamishibai.
• Szkolenie dla audytorów Kamishibai.
• Wdrożenie w obszarze pilotażowym.
• Ocena skuteczności działania, ewentualne korekty.
• Transfer Kamishibai na pozostałe obszary organizacji.
• Doskonalenie systemu audytów.

 

TABLICA- SERCE SYSTEMU

Sercem systemu jest tablica Kamishibai umieszczona na obszarze objętym wdrożeniem (hala produkcyjna, magazyn itp.) Halę dzielimy na obszary audytowe. Najczęściej są to pojedyncze linie, gniazda produkcyjne, pola odkładcze itp. Tablicę umieszczamy centralnie na hali produkcyjnej, przy głównym ciągu komunikacyjnym tak, aby każdy pracownik miał do niej łatwy dostęp. Oczywiście możemy umieścić ją gdzie indziej jednak zalecam, aby „rzucała się w oczy”. Układ tablicy może być różny. Wszystko zależy od pomysłowości pracowników.

Na tablicy umieszczamy layout hali – mapa obszaru ⓪ z zaznaczonymi obszarami podlegającymi audytom Kamishibai. Ułatwia to audytorom sprawne dotarcie do audytowanego obszaru.

Jest to szczególnie przydatne w początkowej fazie wdrożenia, gdy stosujemy audyty krzyżowe pomiędzy działami a pracownicy [audytorzy] nie zawsze doskonale orientują się w topografii firmy.  Audyty krzyżowe to częsta praktyka stosowana podczas realizacji Kamishibai.

 

Na tablicy znajduje się instrukcja audytu ①, jest to niezbędny element, ponieważ podchodzimy do tematu w sposób standaryzowany. ② Plan audytów z nazwiskami audytorów na cały miesiąc z podziałem na zmiany z uwzględnieniem dni wolnych jest również koniecznością.

 

Ilość audytów realizowanych w ciągu dnia zależy od możliwości operacyjnych przedsiębiorstwa. Jeśli firma pracuje w systemie zmianowym, zalecam wykonywanie minimum 2 audytów dziennie np. na 1 i 3 zmianie. Oczywiście audyt może być realizowany na każdej zmianie lub raz dziennie, zawsze jednak o ustalonej godzinie przez uprzednio wyznaczonego audytora.

To, co odróżnia Kamishibai od standardowego audytu to fakt, że audytorem może być każda osoba pracująca w zakładzie. Jest to możliwe dzięki prostej strukturze pytań umieszczonych na kartach audytowych③. Karty są z jednej strony zielone a z drugiej czerwone. Pytania na obu stronach karty są takie same.

Obok pytań można umieścić zdjęcia obrazujące standard jaki chcemy weryfikować. Pytania wtedy mogą brzmieć np.:

• Czy oznaczenia regałów sa zgodne ze zdjęciem?
• Czy pracownik na odzież ochroną zgodną ze zdjęciem?

Równie dobrze możemy pytać o:

• Wymień w kolejności elementy systemu 5S.
• Gdzie znajduje się główny wyłącznik prądu na hali.
• Gdzie znajduje się najbliższa apteczka?

Ilość kart odpowiada ilości audytowanych obszarów i częstotliwości audytowania. Ważnym jest, aby każdy obszar był audytowany, co najmniej 1x w miesiącu.

 

Pracując z Kamishibai namawiam klientów do stosowania 4-ech kompletów kart audytowych z różnymi pytaniami, które wymieniamy, co kwartał. Dodatkowo dodajemy nowe karty z pytaniami w miarę rozwoju systemów i organizacji.

 

Jak wcześniej wspomniałem o określonej godzinie osoba wyznaczona do przeprowadzenia audytu podchodzi do tablicy i pobiera/losuje ze skrzynki ③ jedną z kart audytu.

Udaje się na wylosowany obszar i przeprowadza audyt. Dzięki temu, że audyt nie jest zapowiedziany daje to możliwość oceny stanu faktycznego – obszar audytowy jest zdefiniowany na losowo wyciąganej karcie audytu.

 

W innych systemach audytowych audyt często jest zapowiadany z wyprzedzeniem, a pracownicy często specjalnie się do niego przygotowują. Wynikiem tego jest obraz chwili a nie stałego środowiska pracy.

Po przeprowadzeniu audytu, który zazwyczaj trwa do kilkunastu minut audytor wraca do tablicy Kamishibai i wkłada kartę w ④przegródkę odpowiadającą dniu i zmianie realizacji audytu.

Jak pamiętacie karty są dwukolorowe [czerwono-zielone]. Jeśli podczas audytu nie stwierdzono niezgodności karta wkładana jest zieloną stroną na zewnątrz. Jeśli wykryto niezgodność (wystarczy, że nie uzyskano poprawnej odpowiedzi na jedno z pytań) karta wkładana jest czerwoną stroną na zewnątrz.

 

Po stwierdzeniu niezgodności audytor na liście zadań ⑤umieszczonej na tablicy wpisuje wymagane informacje niezbędne do wykonania działania naprawczego wraz z datą wykonania i osobą odpowiedzialną. Zazwyczaj wdrożenie działania naprawczego zajmuje kilka dni.

Audyty w identyczny sposób realizuje kadra menedżerska. Audyt kadry menedżerskiej z reguły realizowany jest 1x dziennie oczywiście o ustalanej wcześniej godzinie i zgodnie z harmonogramem.

 

Karty pozostają na tablicy do końca każdego miesiąca. Wtedy zaczyna się nowa runda audytów.

 

AUDYT IDEALNY?

Kamishibai przekłada się na eliminację marnotrawstwa, wzrost liczby sugestii pracowniczych dotyczących doskonalenia środowiska pracy  i procesów. Natomiast audytor z kontrolera staje się obserwatorem procesu  i angażuje się w jego usprawnienia.

 

Na podstawie moich doświadczeń mogę stwierdzić, że nawet we wczesnym stadium doskonalenia organizacji można stosować audyty Kamishibai. Z rozmów z pracownikami, którzy biorą udział w tych audytach wyłania się jasne przesłanie: ten audyt jest przyjazny, prosty i zrozumiały. Nie zabiera wiele czasu, angażuje jednocześnie pracowników w doskonalenie swojej firmy.

Oczywiście ten stan rzeczy nie wziął się znikąd. Potrzebne były szkolenia, dialog i wyjaśnienie pracownikom, czemu służy wdrożenie i jaki będzie to miało wpływ na ich środowisko pracy.

 

Zaangażowanie menedżerów wyższego szczebla we wdrożenie jest kluczowe. W opisywanym przypadku zaangażowaliśmy kadrę menedżerską w audyty na obszarze pilotażowym, co spowodowało „cieplejsze” przyjęcie wdrożenia i wzmocniło przekaz idei ciągłego doskonalenia w firmie przenosząc audyt Kamishibai z obszaru operacyjnego w obszar działań na poziomie strategii organizacji.

 

Kamishibai, jak każde narzędzie wymaga dyscypliny we wdrożeniu oraz konsekwencji w utrzymaniu. Niektóre przedsiębiorstwa wierzą w „realistyczne spojrzenie” i nie starają się osiągnąć „doskonałości procesu”. Nie stawiajmy sobie poprzeczki zbyt nisko. Mimo że wiele kroków może dzielić nas jeszcze od doskonałości, należy zawsze mieć wizję tego, jak wyglądałby stan docelowy.

Dlatego życzę Państwu wytrwałości i konsekwencji w doskonaleniu swoich organizacji.

Przemysław Rychlewski

 

[1] http://www.kamishibai.edu.pl/historia-Kamishibai

 

 

PODEJŚCIE DRUGIE

 

PARTNER MERYTORYCZNY NARZĘDZIA: Michał Nowak

AUDYT PROCESU W ORGANIZACJI

Lean Manufacturing oferuje wiele narzędzi, których właściwe zastosowanie pozwala na redukcję strat w procesach, poprawę jakości, zmniejszenie kosztów wytworzenia oraz skrócenie czasu dostawy do klienta. Samo jednak wdrożenie tych narzędzi nie wystarczy – potrzebna jest również metoda utrzymania wdrożonych narzędzi. Tradycyjnie odbywa się to za pomocą systemu audytowego, zbudowanego w oparciu o zespół przeszkolonych audytorów, harmonogram oraz listę pytań zdefiniowanych na formularzu audytowym. Często jednak taka forma organizowania audytów traktowana jest przez wszystkich jako przysłowiowe „naloty policyjne”. Jest jednak narzędzie lean, które w swojej prostocie odbiega od tego stereotypu audytów, a tym samym wspiera proces doskonalenia w organizacji. To narzędzie jest znane jako audyt warstwowy lub kamishibai (z jap. teatr obrazkowy).

 

SKĄD NAZWA KAMISHIBAI?

Kamishibai wywodzi się z XII wieku, kiedy to za pomocą papierowych teatrów mnisi buddyjscy przedstawiali niepiśmiennym osobom moralizatorskie opowieści związane z życiem Buddy. Dzięki oglądaniu tych scen naśladowcy Buddy mogli sami zweryfikować, czy postępują w sposób moralnie właściwy. W XX wieku metoda  została zaadoptowana przez Japończyków w trakcie budowy podstaw Systemu Produkcyjnego Toyoty. Kamishibai ma na celu zaangażować wszystkich w utrzymanie standardów pracy.

To, co odróżnia audyty warstwowe od tradycyjnego audytu, to fakt, że audytorami są przede wszystkim liderzy zespołów, kierownicy obszarów i menadżerowie wyższego szczebla. Ich zaangażowanie w przeprowadzanie audytów wzmacnia kulturę organizacji dzięki prezentowaniu zachowań lean:

– „idź i zobacz” oraz

– „sprawdzam, ponieważ mi zależy”

PROJEKTOWANIE TABLICY I KART

Najprościej narzędzie kamishibai można przedstawić jako specjalnie zaprojektowaną tablicę oraz zestaw kart z instrukcjami, w jaki sposób powinien być przeprowadzony audyt. Tablica składa się z dwóch części. W pierwszej części znajdują się kieszonki do umieszczania kart po kolejno przeprowadzanych audytach. Druga część tablicy zorganizowana jest w sposób umożliwiający zapisywanie zaobserwowanych problemów, przyczyn i akcji naprawczych.

Podczas projektowania tablicy audytu warstwowego dla obszaru należy zwrócić uwagę na kilka elementów:

– jaki jest system pracy w obszarze (liczba zmian, liczba dni pracy),

– ile poziomów liderskich będzie zaangażowanych w audyt, co wpłynie na częstotliwość ich przeprowadzania,

– jaki będzie zakres audytu (kategorie standardów, ilość stanowisk pracy).

Organizacje, które rozpoczynają pracę z kamishibai, najczęściej rozpoczynają od pytań dotyczących bezpieczeństwa, standardów miejsca i wykonywania pracy. Z czasem lista zagadnień jest rozszerzana o tematy związane z punktami kontroli procesu lub ze stanem technicznym maszyn.

Karty audytu są dwustronne – jedna w kolorze zielonym, druga w kolorze czerwonym. Na obu stronach znajduje się to samo pytanie lub pytania dotyczące wybranych zagadnień. W praktyce stosowane są zarówno karty z samymi pytaniami, jak również z umieszczoną wizualizacją stanu poprawnego (najczęściej stosowana przy systemie 5S). Zastosowanie wizualizacji na kartach pomaga wszystkim zrozumieć jaki standard jest oczekiwany (tym samym nawiązuje do oryginalnego pochodzenia nazwy kamishibai).

Tablica wraz z kartami znajduje się cały czas w obszarze. Każdy może podejść do tablicy i zapoznać się z zakresem pytań umieszczonych na kartach. Dzięki temu może się zaangażować w poprawę niezgodności już przed przeprowadzeniem audytu przez któryś z poziomów zarządzania.

 

JAK PRZEBIEGA AUDYT WARSTWOWY?

Audyt rozpoczyna się od wylosowania karty ze stosu kart umieszczonych w pojemniku na tablicy. Element losowości można również zastosować w odniesieniu do konkretnego stanowiska w obszarze, umieszczając symbol stanowiska na karcie lub wprowadzając mechanizm losujący na tablicy (np. przysłowiowe koło fortuny). Zastosowanie losowania przed rozpoczęciem audytu umożliwia utrzymanie wszystkich pracowników w gotowości (nigdy nie wiadomo kogo wskaże los). Pomimo tego, że pracownicy wiedzą, kiedy dokładnie będzie się odbywał audyt, nigdy nie mają pewności, gdzie się pojawi audytor i jakiego elementu pracy będzie dotyczył. Stąd też jego skuteczność względem tradycyjnych audytów jest o wiele lepsza. Po wylosowaniu karty i miejsca audytu, audytor sprawdza na miejscu standard według zamieszczonego na karcie pytania (i ewentualnie wizualizacji). Po przeprowadzonym audycie karta jest umieszczana w określonym miejscu na tablicy kamishibai (wskazującym moment przeprowadzenia audytu według harmonogramu). Umieszczenie karty stroną w kolorze zielonym oznacza, że audyt zakończył się pozytywną oceną. Jeżeli karta jest włożona stroną czerwoną oznacza to, że w trakcie audytu stwierdzono niezgodność. W związku z tym na drugiej części tablicy przeznaczonej do pisania, osoba przeprowadzająca audyt zapisuje stwierdzony problem wraz z pozostałymi wymaganymi informacjami.

 

Tak jak każde inne narzędzie czy metoda lean również kamishibai powinno podlegać procesowi ciągłego doskonalenia i dostosowywania do bieżących potrzeb w obszarze, którego dotyczy. Bez względu jednak na początkową formę kamishibai jest to narzędzie proste w użyciu, przyjazne dla każdego oraz angażujące audytora i audytowanego w proces utrzymania standardów.