EXCEL

PARTNER MERYTORYCZNY NARZĘDZIA: Marcin Wawer

Fundamenty Lean w Excelu

Czy potrzebujesz narzędzi Excel?

Każda firma prędzej czy później znajdzie się na takim etapie rozwoju, w którym kartka papieru i długopis nie wystarczą do przetwarzania i analizowania informacji. Stosowanie wszelkiego rodzaju systemów informatycznych do wspierania procesów jest dzisiaj normą. Myśląc o wdrożeniu systemu informatycznego, często w głowie ukazuję nam się wizja olbrzymiego, składającego się z kilkunastu modułów systemu klasy ERP. Wielu właścicieli firm, planistów czy też dyrektorów i kierowników produkcji nie zdaje sobie jednak sprawy, że mają dosłownie pod ręką wspaniałe narzędzie, które z powodzeniem może konkurować z najlepszymi systemami informatycznymi. Mówimy tu oczywiście o Arkuszu kalkulacyjnym Excela.

Wymagania stawiane systemom gromadzenia danych

• Szybki i wygodny dostęp do danych
• Możliwość przetwarzania i analizowania danych
• Komunikacja między działami, osobami
• Wysoka jakość gromadzonych danych
• Czytelność i komfort pracy z danymi

Wszystkie powyższe wymagania możemy osiągnąć implementując fundamenty metodologii Lean w konstrukcję naszych systemów. Wykorzystując arkusze Excela możemy zrobić to w bardzo prosty sposób. Za chwilę przyjrzymy się elementom i funkcjom Excela, które są kwintesencją wielu paradygmatów Lean Manufacturing, a ich wykorzystanie w budowanych narzędziach gwarantuje osiągnięcie wszystkich cech stabilnego i pewnego systemu wspomagania procesów.

5S – Dobrze zorganizowane i uporządkowane dane

Wdrażając kroki 5S twoim celem jest zorganizowanie optymalnych stanowisk pracy. Wyobraź sobie zatem, że twoim stanowiskiem jest arkusz kalkulacyjny, a narzędziami i elementami wyposażenia dane. Miej tę wizję w głowie zawsze, gdy podchodzisz do projektowania rejestrów lub baz danych w Excelu i wykorzystaj kroki 5S, aby stworzyć optymalne środowisko do zarządzania danymi.

Selekcja – Dobrze zastanów się nad celem wdrożenia danego narzędzia i wybierz tylko te dane, które będą niezbędne.

Systematyka – Uporządkuj zebrane dane w strukturę, która zapewni porządek oraz spójny i logiczny układ danych.

Sprzątanie – Pamiętaj, że sprzątanie to także przegląd. W kontekście narzędzi Excel nie wystąpi jako takie sprzątanie. Skup się natomiast na cyklicznych przeglądach, czyli aktualizacji swojego narzędzia. Excel jest do tego doskonałym środowiskiem, ponieważ w każdej chwili możesz dodać do arkusza dodatkową kolumnę z danymi lub kolumnę pomocniczą z formułą obliczeniową

Standaryzacja ­– Twórz standardy pracy z danym narzędziem. Wyszczególnij punkty, na które użytkownik powinien zwrócić szczególną uwagę. Opisz w dokładny i czytelny sposób mechanizmy, które zawarłeś w opracowanym przez Ciebie narzędziu. Dobrze zaprojektowany i wykonany arkusz Excela, sam w sobie jest standardem pracy, nie zapominaj jednak, że zadziała dopiero wtedy, gdy zostanie wdrożony, a użytkownicy przeszkoleni. Dbaj nie tylko o właściwy przebieg procesu obróbki danych, ale również o optymalne metody pracy. Dla przykładu: wszystkie operacje w Excelu możesz wykonywać, żmudnym klikaniem myszki, ale możesz też wykorzystać skróty klawiszowe, aby oszczędzić czas i uprzyjemnić pracę. Oto kilka z nich:

Samodyscyplina – Bez tego kroku to co jest największą zaletą Excela, może szybko okazać się przekleństwem. Mówimy tu o prostocie użytkowania. Każdy dosłownie po kilku minutach pracy z Excelem jest w stanie opanować funkcjonowanie arkuszy oraz podstawowe operacje. Ta sama osoba może równie łatwo przez przypadek usunąć część danych lub posuć strukturę twoich tabel. Oczywiście istnieją mechanizmy zabezpieczające, ale nic nie zastąpi powtarzalności i dyscypliny prowadzenia pliku.

Poniżej możesz zobaczyć fragment rejestru części zamiennych. Na etapie projektowania w myśl selekcji zostały wybrane tylko kluczowe informacje do zarządzania magazynem oraz dla utrzymania ruchu. Systematyka jest tutaj widoczna w zgrupowaniu podobnych grup danych lub danych zależnych od siebie jak np.: kategorie i grupy wewnątrz nich. Cykliczny przegląd danych jest tu stosunkowo prosty dzięki ogólnemu porządkowi i elementom zarządzania wizualnego. W rejestrze można znaleźć również listy wybierane i formularze, które pomagają utrzymywać dane w standardowych formatach i sprzyjają kształceniu dyscypliny prowadzenia pliku.

Zarządzanie wizualne – W excelu znajdziemy je pod postacią formatowania i formatów warunkowych i oczywiście wykresów.

Znaki drogowe, sygnalizacja świetlna, oznaczenia alejek w marketach lub znane z produkcyjnego podwórka andony, oznaczenia regałów czy też karty kanban. W dzisiejszych czasach brak zarządzania wizualnego jest czymś co ciężko sobie wyobrazić nawet w najmniejszym stopniu. Wszystko dlatego, że wizualizacja pomaga nam podejmować właściwe decyzje w błyskawiczny sposób. W życiu codziennym poprawia nasze bezpieczeństwo i ułatwia funkcjonowanie, a w pracy oszczędza czas i energię.

Na pewno niejednokrotnie miałeś do czynienia z olbrzymimi zestawieniami danych w Excelu. Szukanie interesującej Cię części danych w dużej tabeli jest bardzo męczące, zwłaszcza jeżeli nie jest ona w żaden sposób sformatowana. Jeżeli masz zamiar przedstawić poszukiwane dane na prezentacji podsumowującej, zdecydowanie powinieneś skorzystać z wykresu. Dobrze przygotowany wykres jest dużo czytelniejszy i przyjemniejszy w odbiorze niż cyferki w tabeli.

Świetnym przykładem zarządzania wizualnego w narzędziach Excel jest stosowanie formatowania warunkowego, do wyróżniania kluczowych informacji. Baza części, którą widziałeś nieco wcześniej posiada mechanizm formatowania, ostrzegający o częściach, których stan magazynowy zbliża się do minimalnego poziomu lub tych, które ten poziom przekroczyły

Standaryzajcja – Formularze użytkownika i poprawność danych to elementy Excela, które pozwalają na:

• Budowanie list wyboru
• Wymuszanie wprowadzania konkretnych wartości
• Zapewnienie kompletności wprowadzania danych
• Zapewnienie jednolitego typu danych
• Przyporządkowanie na stałe miejsc wprowadzania danych
• Wyeliminowanie pomyłek

Zwróć uwagę na poniższy fragment danych będący częścią zestawienia przyjęć i wydań z omawianego Rejestru do zarządzania magazynem części zamiennych:

5 wpisów dotyczących identycznej części, w każdym jednak znajdują się minimalne różnice w nazewnictwie: literówki, podwójne odstępy, odstępy na końcu tekstu lub na początku. Dla przeciętnego użytkownika będzie to jedynie drażniąca oko wpadka kosmetyczna. Dopiero gdy zechciałbyś podsumować ilość przyjęć i wydań dla tej części np.: w formie tabeli przestawnej, przekonałbyś się jak wiele problemów przysparza brak standaryzacji we wprowadzaniu danych.

Brak standaryzacji uniemożliwia analizę zebranych danych. Bez zastosowania odpowiednich mechanizmów zapewniających powtarzalność, czeka Cię dodatkowa praca polegająca na ujednolicaniu danych.

Bardzo prostym sposobem na ustandaryzowanie wprowadzanych do arkusza danych jest wykorzystanie poprawności danych. Możesz np.: zablokować możliwość wprowadzenia innych wartości niż liczbowe, w komórki z ilościami lub stworzyć listy wyboru bazujące na uprzednio przygotowanych danych. Wówczas wprowadzenie wartości nawet minimalnie różniącej się od pozycji z listy poskutkuje komunikatem ostrzegawczym i blokadą zmiany danych w komórce.

Formularze VBA

Do często pojawiających problemów wynikających z braku standaryzacji danych można zaliczyć również pominięcia i pomyłki polegające na wprowadzeniu danych w niewłaściwe pola.

Świetnym remedium, wbrew obiegowej opinii wcale nie trudnym do opracowania i wdrożenia, są formularze użytkownika. Ich tworzenia wymaga opanowania języka VBA, jednak korzyści płynące z ich posiadania są bezcenne.

Dzięki formularzom, możesz sygnalizować użytkownikowi pomyłki lub pominięcie jednego z pól danych i zapewnić w ten sposób kompletny zestaw informacji. Możesz również budować mechanizmy, które pozwolą zmieniać docelowy format danych, automatyzować część operacji, przyspieszać przeszukiwanie wielu pozycji na liście, wysyłać maile wraz z uzupełnieniem katalogu danych oraz wykonywać wiele innych operacji. Ogranicza Cię jedynie twoja pomysłowość i chęć zdobycia odpowiednich umiejętności lub odpowiednich ludzi do współpracy.

Poniższy formularz służy do wprowadzania nowej części do rejestru. Oprócz wizualnego uporządkowania pól i mechanizmów standaryzujących typ danych ma też pewne mechanizmy automatyki. Jeżeli jako sposób przechowywania wprowadzisz jedną z kuwet, program automatycznie uzupełni informacje o wymiarach, które zostały wcześniej przyporządkowane do każdej z kuwet.

Czy warto wdrażać narzędzia Excel?

Narzędzia Excel to świetny sposób optymalizować procesy przetwarzania danych w wielu obszarach twojej firmy takich jak:

• Magazynowanie i zarządzanie zapasami
• Planowanie produkcji
• Analizowanie zdolności produkcyjnych
• Zarządzanie Awariami oraz prewencją
• Monitorowanie reklamacji oraz braków
• Budowanie i analiza wskaźników KPI

W każdym z tych obszarów narzędzia Excel dostarczają ogromnych korzyści:

• Skrócenie czasu wykonywania operacji
• Zapewnienie kompletnych i spójnych danych
• Eliminacja błędów i pomyłek
• Ustandaryzowanie procesu i skrócenie czasu wdrożenia nowych pracowników
• Zwiększenie komfortu pracy z danymi

Dodatkowymi korzyściami związanymi z wykorzystaniem Excela są:

• Elastyczność rozwiązań – możliwość szybkiego przebudowania elementów narzędzi i ich aktualizacji
• Dostępność ­– Pakiet office jest w tej chwili dostępny w niemal każdej firmie
• Szerokie zastosowanie ­­– Mnogość możliwości wykorzystania arkusza kalkulacyjnego oraz wsparcie procedur VBA, czyni Excela świetnym wyborem do wdrażania narzędzi na każdym obszarze.
• Znajome środowisko – Wielu ludzi miało styczność z Excelem, dlatego też czas wdrażania narzędzi i szkolenia ludzi jest dużo krótszy niż rozwiązaniach opartych o inne technologie
• Podstawa do wdrożenia zaawansowanych narzędzi – Jeżeli planujesz inwestycję w system ERP, Excel będzie świetnym etapem przejściowym, który pozwoli dokładnie określić wszystkie wymagania jakie jego następca będzie musiał spełnić.