ZARZĄDZANIE WIZUALNE

PARTNER MERYTORYCZNY NARZĘDZIA: Marta Radomska-Jerzak

Co to takiego? Tłumacząc z języka angielskiego, jest to po prostu zarządzanie wizualne, a w praktyce oznacza czytelne wskazanie aktualnego stanu procesu, bądź określenie jego przepływu w sposób zrozumiały dla wszystkich odbiorców. Zarządzanie wizualne jest metodą uniwersalną i na tyle elastyczną, że z powodzeniem można ją stosować w większości istniejących organizacji. Wdrażanie ma charakter bezinwazyjny i z zasady nie generuje nadmiernych kosztów. Visual Management wiąże się ze zmianą sposobu myślenia oraz postępowania. Istotą wdrożenia jest uproszczenie procesów zachodzących w przedsiębiorstwie i sprowadzenie ich do wymiaru wizualnego/graficznego.  Za pomocą Visual Management, można przedstawiać informacje, dotyczące nie tylko procesu, ale również pracowników.

Visual Management ma na celu przeciwdziałanie błędom i pomyłkom, a w przypadku ich wystąpienia pozwala na szybką reakcję. Jest pomocne także w procesie zatrudnienia nowych pracowników, ponieważ pozwala skrócić czas przeszkolenia i wdrożenia w nowe obowiązki.

Visual management jest ściśle powiązane z koncepcją Lean manufacturing i im bardziej zaawansowany jest jego poziom w firmie, tym lepiej działają w niej inne metody. Korzyści jakie można osiągnąć poprzez wdrożenie zarządzania wizualnego to np. usprawnienie przepływu najważniejszych informacji w organizacji, zwiększanie jakości pracy, łatwiejszy pomiar wydajności oraz doskonalenie wszystkich kanałów organizacyjnych, które funkcjonują w przedsiębiorstwie. Dobrze wdrożona metoda wspiera także koncepcję ciągłego doskonalenia (Kaizen) w organizacji.

Pracownicy bardzo często krytycznie podchodzą do tematu zarządzania wizualnego, zwłaszcza w momencie jego wdrażania. Podczas rozmów z pracownikami można spotkać się z komentarzami typu: “po co to opisywać”, “my tego nie potrzebujemy”, „przecież każdy z nas to wie” itp. Taka niechęć może wynikać z tego, że jeżeli ktoś długo pracuje w jakimś obszarze, to zna informacje o procesie lub wie jak może do nich szybko dotrzeć. Taki pracownik może wówczas twierdzić że nie potrzebuje zarządzania wizualnego – bo przecież on „wie gdzie to jest” i „wie jak to wykonywać”. Rzeczą normalną jest też to, że wraz z upływem czasu pracownicy nabierają wprawy i nie mają potrzeby korzystania z instrukcji, ale ważne jest w takim przypadku aby pracownik zawsze był informowany i zapoznawał się ze wszelkimi zmianami wprowadzanymi w tych instrukcjach!

Visual Management może odnosić się do wielu kwestii i wdrażać je można w wielu obszarach. Aby w pełni skorzystać z zalet Visual Management, wdrażane narzędzia powinny obejmować stanowiska robocze, proces i jego stan, doskonalenie i pracowników. Poniżej krótki opis każdego z sektorów.

Wizualizacja procesu

Wizualizację procesu można realizować na kilka sposobów, a te powinny przyczyniać się do redukcji kosztów poprzez zwiększenie wydajności, a także redukcję i eliminację błędów czy przestojów. Poniżej przedstawiam kilka przykładów łatwych do wdrożenia narzędzi:

SOP (Standard Operations Procedure) czyli Standardowa Procedura Operacyjna, która w prosty sposób prezentuje sposób wykonywania pracy na danym stanowisku roboczym. Pomaga to (szczególnie nowozatrudnionemu) pracownikowi wykonywać swoje obowiązki bez generowania błędów i wad. Ważne jest, aby procedura ta była uzupełniona zdjęciami, rysunkami, schematami i była w formie jak najprostszej do zrozumienia dla wszystkich odbiorców.

SWI (Standard Work Instruction) czyli Standardowa Instrukcja Pracy to element standaryzacji, można by rzec, że jest to ujednolicony szablon, który ma na celu to, aby wszystkie instrukcje były wykonywane w ten sam sposób i miały taki sam (lub podobny) schemat. Standaryzacja ma nie tylko lepszy wymiar estetyczny, ale także pozwala pracownikowi dużo szybciej odnaleźć poszukiwane przez niego informacje.

Mapa Procesu, wykonywana za pomocą odpowiednich ikonek, określa przepływ strumieni zasobów i informacji w opisywanym procesie. Sporządzenie takiej mapy ułatwia zidentyfikowanie wszelkich marnotrawstw występujących na danym obszarze i w danym procesie.

Mapa Fabryki, czy też tzw. Layout jest pomocny w szybkiej orientacji i w rozmieszczeniu poszczególnych jednostek produkcyjnych w organizacji. Jest to metoda ułatwiająca poruszanie się po zakładzie nie tylko nowozatrudnionym pracownikom, ale także klientom zewnętrznym i gościom. Layout sporządza się również wtedy, gdy chcemy zoptymalizować przestrzeń produkcyjną czy też zmienić ustawienie maszyn na danym obszarze.

Wizualizacja stanu procesu

Od wizualizacji procesu różni się tym, że tutaj dotykamy już stricte zastanego stanu w jakim znajduje się proces. Dzięki wizualizacji stanu procesu pracownik otrzymuje jednoznaczny i łatwy do szybkiej interpretacji sygnał o przebiegu procesu oraz o osiągniętych wynikach w porównaniu do założonych celów. Taka informacja powoduje wzrost zaangażowania pracowników w działania związane z procesem.

Stan procesu może być monitorowany i wizualizowany w różnym zakresie i służy do tego cały wachlarz narzędzi. Może to być bieżące monitorowanie stanu procesu pod kątem zakłóceń (system Andon), a także stosowanie różnych tablic/ekranów prezentujących wskaźniki istotne w  procesie. Bardzo często spotykanymi w firmach produkcyjnych są  KPI (Key Performance Indicators), czyli kluczowe wskaźniki efektywności, w których skład wchodzą wszelkie wskaźniki finansowe i niefinansowe służące do pomiarów stopnia realizacji założonych celów. Przykładem mogą być: OTIF, MTTR, OEE, Lead time, średnia wydajność w określonym czasie, średni czas bezawaryjności, wskaźniki SPC (Stastical Process Control) czyli Statystyczna Kontrola Procesu oraz pozostałe wskaźniki dotyczące produktywności, finansów, jakości, BHP, zarządzania zasobami ludzkimi, a także marketingu.

Visual Management jako element ciągłego doskonalenie

Skuteczne zarządzanie oparte na Visual Management to nie tylko system na bieżąco informujący pracowników o tym co i jak powinno następować oraz jaki jest postęp procesu w danej chwili. Podstawą długotrwałej redukcji strat i rzeczywistej poprawy produktywności i jakości jest wyciąganie wniosków z przeprowadzanych analiz i podejmowanie działań korygujących. Jest to część ciągłego doskonalenia (Kaizen) i jeśli zarządzanie wizualne jest prawidłowo wdrożone i stosowane, może przynieść w tym zakresie wiele korzyści.

Aczkolwiek osiągnięcie sukcesu bez zaangażowania pracowników jest niezwykle trudne lub może nawet niewykonalne. Dlatego też wszystkim odpowiedzialnym za system zarządzania w przedsiębiorstwie powinno zależeć na tym, aby ich pracownicy byli jak najlepiej poinformowani o prowadzonych działaniach doskonalących oraz nieustannie motywowani ich do czynnego udziału w tych działaniach. Wizualizacja odgrywa tu bardzo ważną rolę. Można w tym celu wykorzystać:

Tablice, na których umieszcza się informacje o podejmowanych działaniach, osobie odpowiedzialnej za dane zadanie, terminie realizacji, itp. Na tablicach można także umieszczać informacje promujące ciągłe doskonalenie w przedsiębiorstwie, wyniki audytów 5S, a także zdjęcia ukazujące przeprowadzane zmiany. Dość popularne w przedsiębiorstwach są też skrzynki pomysłów, do których wrzucane są propozycje pracowników na wszelkie udoskonalenia.

One Point Lesssons czyli Krótkie Lekcje, które dotyczą udoskonaleń prowadzonego procesu albo wskazówkę jak wykonywać daną czynność i uniknąć przy tym błędów.

Wizualizacja dotycząca pracowników

W ramach wdrażania Visual Management odnoszącego się do samych pracowników można zastosować takie metody jak:

Matrycę kompetencji, która pozwala w prosty i szybki sposób zidentyfikować, który pracownik jest uprawiony lub odpowiedzialny za dany obszar lub działania. Matryca jest także pomocna przy planowaniu produkcji, szkoleń, urlopów, nadzór nad pracownikami mniej doświadczonymi.

Przypisanie kolorów strojów/odzieży roboczej do pełnionych funkcji lub konkretnych wydziałów. Elementem wizualizacji jest tu także konieczność noszenia kamizelek odblaskowych podczas przebywania na halach produkcyjnych bądź w strefach zagrożonych wystąpieniem wypadku.

  Podsumowując Visual Management to bardzo proste i przy tym bardzo pomocne narzędzie poprawy i doskonalenia procesów.